Senest ajourført 21. maj 2018

Baggrund

Transmedica-koncernens (Transmedica) forretningsområde dækker over at rekruttere vikarer og sende dem i arbejde via selskaberne Transmedica A/S, Nord-Vik Nordiske lægevikarer ApS og Allmedica AB. Behandling af personoplysninger er et centralt element af Transmedica-koncernens forretningsområde, hvorfor det er væsentligt at dette sker efter høj etisk standard samt overholdelse af EU’s persondataforordning.

Transmedica må kun registrere oplysninger om vikarer, såfremt det er sagligt og forretningsmæssigt begrundet. F.eks. at det er nødvendigt for at opfylde ansættelseskontrakten, krav fra kunder og myndigheder eller lovpligtige forpligtelser. Øvrig behandling af personoplysninger kræver samtykke.

Indledning

Transmedica håndterer løbende personoplysninger om vores vikarer. Transmedica A/S, cvr. nr. 17423401, Christian Julskov Thulesen, er dataansvarlig i forhold til behandlingen af oplysninger og overholdelse af persondataforordningen.

Ansættelse i Transmedica A/S, Nord-Vik Nordiske lægevikarer ApS, Allmedica AB

Når du bliver ansat hos os, opretter vi en elektronisk personalesag på dig. I den registrerer og opbevarer vi de oplysninger, der er nødvendige og relevante i forhold til din ansættelse hos os, f.eks.:

  • Navn, privatadresse, mailadresse og telefonnummer
  • Identifikationsoplysninger, herunder personnumre
  • Dato for ansættelse, arbejdssted og stillingsbetegnelse
  • Arbejdstid, herunder vagt-og tjenestetider
  • Ferie, sygefravær og andet fravær
  • Sygefravær
  • Løn, oplysninger af relevans for lønindeholdelse, udbetaling af løn mv.
  • Bankoplysninger
  • Skatteoplysninger
  • Tillæg og fradrag i lønnen (f.eks. udlæg, beskatning af fri bolig mv.)
  • Personaleadministrative oplysninger, som f.eks. uddannelse og kvalifikationer, kurser, kompetenceprofil, jobønsker, tidligere og nuværende arbejdsgivere, tillidshverv, lån af diverse effekter, eventuelle advarsler og lignende
  • Kontaktoplysninger på dine nærmeste pårørende
  • Straffeattest
  • Paskopi
  • Kontrol af klagesager
  • Kontrol af gyldig autorisation
  • Referencer

I din personalesag opbevarer vi også din ansættelseskontrakt og andre relevante oplysninger om dit ansættelsesforhold.

Hvis der sker ændringer i dine oplysninger, registrerer vi ændringerne.

Hvem har adgang til dine personoplysninger?

Din personalesag findes i et elektronisk arkiv i vores vikarhåndteringssystem. Herudover har vi registreringer på dig i vores lønsystem, der muliggør udbetaling af løn.

Det er følgende ansatte i Transmedica, der har adgang til dine persondata:

  • Lønassistenter
  • Teamleder for løn
  • Den/de vikaransvarlige ansat(te) i Transmedica
  • Back-office funktion har adgang til udvalgte oplysninger for vikarer der muliggør blandt andet kontraktudarbejdelse
  • Transmedicas øverste ledelse

Er dine oplysninger korrekte?

Hvis oplysningerne om dig ændrer sig, skal du informere Transmedica om dette, så vi kan registrere ændringerne. Du kan skrive til dpo@transmedica.dk eller din almindelige kontaktperson i Transmedica.

Dine rettigheder

Du kan bede om at få indsigt i de personoplysninger, som vi har registreret om dig efter reglerne om indsigtsret.

Hvis du har givet samtykke til behandling af en eller flere personoplysninger om dig, kan du på ethvert tidspunkt trække dit samtykke tilbage efter de persondataretlige regler. Medmindre Transmedica- koncernen har et andet lovligt behandlingsgrundlag, vil de pågældende oplysninger ikke længere kunne behandles af os.

Du kan skrive til dpo@transmedica.dk med henblik på imødekommelse af ovenstående rettigheder. Du har ret til at klage til Datatilsynet over vores behandling af dine personoplysninger, hvis du mener, at behandlingen ikke sker efter gældende regler.

Videregivelse af personoplysninger

I en række tilfælde videregiver vi relevante personoplysninger til eksterne modtagere, f.eks.:

  • Skattemyndigheder i Danmark, Sverige og Norge (efter relevans)
  • Arbejdsmarkedets Tillægspension (ATP)
  • Feriekonto
  • Banker
  • NemKonto
  • Vores pensions- og forsikringsselskaber
  • Kommuner vedrørende dagpengerefusion
  • Virk.dk
  • DA-Barsel
  • Transmedica’s eksterne revision
  • Sygehuse, kommuner, privathospitaler, plejehjem og øvrige vikararbejdssteder
  • Relevante oplysninger kommunikeres til eksternt rejsebureau i forbindelse med vikarers rejser

I tilfælde af videregivelse vil det ske inden for rammerne af databeskyttelsesreglerne.

Vi bruger også eksterne databehandlere, f.eks. lønbureauer. I så fald indgår vi en skriftlig databehandleraftale, der sikrer, at gældende regler bliver overholdt. Se også afsnittet om logfiler, cookies og sporing nedenfor.

Logfiler, cookies og sporing

Som de fleste andre hjemmesider, indsamler vi automatisk visse oplysninger som gemmes i logfiler. Disse oplysninger omfatter IP-adresse, browsertype, internetudbyder, referral-/exitside, operativsystem, dato/tid og clickstream-data. Vi anvender denne information, som ikke identificerer individuelle brugere, til at analysere trends, webadministration, sporing af brugeres trafik rundt på vores hjemmesider og til at indsamle demografisk data om vores samlede målgruppe. Vi linker ikke disse automatisk indsamlede oplysninger til personoplysninger.

Vi og vores tredjepartsserviceudbydere, Google Analytics, Facebook, Hotjar og Mailchimp, anvender ligeledes cookies, web- eller emailpixels/beacons, indlejrede hyperlinks og lignende teknikker til at analysere trends, webadministration, sporing af brugeres trafik rundt på vores hjemmesider og til at indsamle demografisk data om vores samlede målgruppe. De fleste webbrowsere kan indstilles til ikke at tillade cookies, skulle du ønske det.

Vi bruger såkaldt funktionelle cookies til at analysere webtrafik. Udbyderne af vores analyseværktøjer, Google Analytics og Hotjar, bruger funktionelle cookies til at behandle analysedata indsamlet via vores hjemmesider. For detaljeret indblik henviser vi til disse tredjeparters egne vilkår og privatlivspolitikker:

Google Analytics: Safeguarding your data og Privacy Policy.
Hotjar: Cookie Information og Privacy Policy.

Opt-out: For at deaktivere databehandling til analyseformål, kan du installere “Google Analytics Opt-out Browser Add-on” eller en tilsvarende browserudvidelse.

Sletning

Vi sletter dine oplysninger, når der ikke længere er sagligt behov for fortsat opbevaring af oplysningerne. Her tager vi blandt andet hensyn til frister i lovgivningen, f.eks. forældelses- og bogføringsloven.

Sikkerhed

Transmedica har som dataansvarlig pligt til at beskytte de persondata, vi har om vores vikarer. Alle medarbejdere, der håndterer oplysninger om vikarer, har pligt til at overholde vores sikkerhedspolitik for håndtering af persondata.

Kontaktoplysninger

Vores data protection officer (databeskyttelsesrådgiver) kan kontaktes på dpo@transmedica.dk. Har du almindelige spørgsmål til løn og beskatning kan du kontakte din sædvanlige kontaktperson eller vores lønafdeling.