Senast uppdaterad 21 maj 2018

Bakgrund

Transmedica-koncernens (Transmedica) affärsområde omfattar rekrytering av tillfälligt anställda vikarier och skickar dem till arbete via företagen Transmedica A / S, Nord-Vik Nordiske lægevikarer ApS och Allmedica AB. Behandling av personuppgifter är ett centralt inslag i Transmedicas affärsområden, varför det är viktigt att detta sker enligt höga etiska normer och överensstämmelse med EU: s personuppgiftsförordning.

Transmedica får endast registrera information om vikarier, om det är sakligt och sakligt motiverat. Till exempel. att det är nödvändigt för att uppfylla anställningsavtalet, krav från kunder och myndigheter eller lagstadgade skyldigheter. Annan behandling av personuppgifter kräver samtycke.

Indledning

Transmedica hanterar ständigt personlig information om våra tillfälliga vikarier. Transmedica A / S, cvr. 17423401, Christian Julskov Thulesen, är registeransvarig i samband med behandling av information och överensstämmelserna med personuppgiftsförordningen.

Anställning i Transmedica A / S, Nord-Vik Nordiske lægevikarer ApS, Allmedica AB

När du blir anställd hos oss kommer vi att skapa en elektronisk personlig journal om dig. Därmed registrerar och lagrar vi den information som är nödvändig och relevant för din anställning med oss, till exempel:

  • Namn, hemadress, e-postadress och telefonnummer
  • Identifieringsinformation, inklusive personnummer
  • Anställningsdatum, arbetsort och anställningsort
  • Arbetstid, inklusive jour- och tjänsttimmar
  • Semester, sjukskrivning och annan frånvaro
  • Sjukfrånvaro
  • Lön, information som är relevant för lönespecifikationer, utbetalningar av löner etc.
  • Bankuppgifter
  • Skatteinformation
  • Tillägg och avdrag i lön (t.ex. utlägg, beskattning av fritt boende mm).
  • Personaladministrativ information, till exempel utbildning och kvalifikationer, kurser, kompetensprofil, arbetssökandes önskemål, tidigare och nuvarande arbetsgivare, förtroende, lån av olika effekter, eventuella varningar och liknande.
  • Kontaktinformation om dina närmaste släktingar
  • Brottsregister
  • Passkopia
  • Kontroll av klagomål 
  • Verifiering av giltig yrkeslegitimation
  • Referenser

I din personaljournal lagrar vi även ditt anställningsavtal och annan relevant information om ditt anställningsförhållande.

Om ändringar görs i din information registrerar vi ändringarna.

Vem har tillgång till dina personuppgifter?

Din personliga journal finns i ett elektroniskt arkiv i vårt vikariesystem. Dessutom har vi registrerat dig i vårt lönesystem, vilket möjliggör utbetalning av lön.

Det är följande anställda i Transmedica som har tillgång till dina personuppgifter:

  • Lönassistenter
  • Teamledare för lön
  • Den/de som är ansvariga för vikarien på Transmedica
  • Back Office-funktionen har tillgång till utvald information för vikarierna, vilket möjliggör bland annat utformning av kontrakt
  • Transmedicas högsta ledning

Är dina upplysningar korrekta?

Om informationen om dig ändras, informera Transmedica om detta så att vi kan registrera ändringarna. Du kan skriva till dpo@transmedica.dk eller din vanliga kontaktperson på Transmedica.

Dina rättigheter

Du kan begära att få inblick i den personliga information vi har registrerat om dig enligt din insynsrätt.

Om du har samtyckt till behandling av en eller flera personuppgifter om dig, kan du när som helst återkalla ditt samtycke i enlighet med persondatareglerna. Om inte Transmedica-koncernen har en annan rättslig grund kommer den aktuella informationen inte längre att kunna behandlas av oss.

Du kan skriva till dpo@transmedica.dk med hänsyn till ovanstående rättigheter. Du har rätt att klaga till Dataskyddsmyndigheten angående vår behandling av din personliga information om du tror att behandlingen inte överensstämmer med gällande regler.

Vidarebefodring av dina personuppgifter

I ett antal fall lämnar vi relevant personuppgifter till externa mottagare, till exempel:

  • Skatteverket i Danmark, Sverige och Norge (enligt relevans)
  • Arbetsmarknadens tilläggspension (ATP)
  • Semesterkonto (Ferie konto)
  • Banker
  • NemKonto
  • Våra pensions- och försäkringsbolag
  • Kommuner gällande arbetslöshetsersättningar
  • Virk.dk
  • DA -Barsel (föräldraledighet)
  • Transmedicas externa revision
  • Sjukhus, kommuner, privata sjukhus, vårdhem och andra tillfälliga arbetsplatser
  • Relevant information meddelas en extern resebyrå i samband med vikaries bokning av resor.

Vid vidarebefordring av information kommer detta att ske inom ramen för dataskyddsförordningen.

Vi använder också externa data behandlare, till exempel lönebyråer. I dessa fall kommer vi att ingå ett skriftligt databehandlingsavtal som säkerställer att gällande regler följs. Se även avsnittet om loggar, cookies och spårning nedan.

Logfiler, cookies och spårning

Liksom de flesta andra webbplatser samlar vi automatiskt in information som lagras i loggar. Den här informationen innehåller IP-adress, webbläsartyp, Internetleverantör, referens- / utgångssida, operativsystem, datum / tid och klientdata. Vi använder denna information som inte identifierar enskilda användare för att analysera trender, webbhantering, spårning av trafik från användare på våra webbplatser och samla demografiska data om vår övergripande publik. Vi länkar inte detta automatiskt insamlade data till dina personuppgifter.

Vi och vår tredje part tjänst, Google Analytics, Facebook, Hotjar och Mailchimp, använder även cookies, webb eller e-pixlar/beacons, inbäddade hyperlänkar och liknande tekniker för att analysera trender, webbadministration, spårning av användarnas trafik runt på våra webbplatser och samla demografiska data om vår totala publik. De flesta webbläsare kan konfigureras till att inte tillåta cookies om du vill.

Vi använder så kallade funktionella cookies för att analysera webbtrafik. Leverantörerna av våra analysverktyg, Google Analytics och Hotjar använder funktionella cookies för att behandla analysdata som samlas in via våra webbplatser. För detaljerad inblick hänvisar vi till dessa tredjepartsleverantörers egna villkor och sekretesspolicy:

Google Analytics: Skydda din data och Integritetspolicy.
Hotjar: Cookie information och Integritetspolicy.

Opt-out: För att avaktivera databehandling för analysändamål, kan du installera "Google Analytics opt-out Browser Add-on" eller motsvarande browser add-on. 

Radering

Vi raderar information när det inte längre är sakligt behov av fortsatt lagring av informationen.   Här tar vi bland annat hänsyn till tidsgränser i lagstiftningen, till exempel preskriberings och bokföringslagar.

Säkerhet

Transmedica har som dataansvariga skyldighet att skydda personuppgifterna om våra vikarier. Alla anställda som hanterar uppgifter om vikarier är skyldiga att följa vår säkerhetspolicy för hantering av skydd av persondata.

Kontaktupplysningar

Vår dataansvariga (Data Protection Advisor) kan kontaktas på dpo@transmedica.dk. Om du istället har allmänna frågor angående lön och beskattning, kontakta din vanliga kontaktperson eller vår lönavdelning.